בכל פעם שאנו מכינים תוכניות עבודה לטווח ארוך, יש סיכוי גדול שתוכנית כזו לא תעמוד בלוחות זמנים שהגדרנו בשבילה.

הדוגמה הכי טובה היא בנייתו של נתב”ג 2000. כפי שמעיד שמו, הטרמינל החדש היה אמור להיפתח בשנת 2000.
בפועל הוא נפתח 4 שנים מאוחר יותר.

איך זה יכול להיות? הרי בתכנונים בסדר גודל כזה עובדים מומחים לנושא, בעלי ניסיון רב בתחום ועדיין יש הבדל עצום בין תוכנית לבין המציאות.
אם נשאיר בצד את האפשרות של דחיינות מכוונת כדי למשוך עוד כסף לפרויקט, נגלה שבתכנון כל פרויקט לטווח ארוך יש בעיה.
הבעיה היא שאנחנו לא יודעים מה אנחנו לא יודעים.
משפט זה שייך לסוקרטס והוא מתייחס לתחום הידע המוסתר מעינינו.

מתוך המשפט עולה שיש שלושה סוגי ידע. כדי להסביר את כל שלושת המצבים של הידע, אני אקח דוגמה של תוכנית לקבלת תואר ראשון בפסיכולוגיה.

אני יודע מה אני יודע

אני יודעת שכדי לקבל תואר ראשון, אני צריכה ללמוד 3 שנים. אני יודעת מה אני יודעת.

אני יודע מה אני לא יודע

כדי לתכנן את הלימודים, חסר לי מידע כמה הם יעלו. אבל זה סוג הידע שקל לי לבדוק אותו.

אני לא יודע מה אני לא יודע

בדרך אל התואר יכולות לצוץ כל מיני הפתעות, נעימות ונעימות פחות. יכולה להתחיל שביתה. או אני יכולה לקבל הצעת עבודה כל כך מגניבה שאוותר על הלימודים. יכול להתחיל מבצע צבאי (ח”ח). יכולים לקרות כל מיני דברים שאין לי שליטה עליהם וגם לא יכולתי לחזות אותם מראש.

הדברים מהקטגוריה השלישית יכולים להשפיע על התוכנית שלי בצורה דרמטית. אבל איך אני יכולה לקחת אותם בחשבון אם אני לא יודעת שהם יקרו?

בזמנו קראתי על ניסוי מעניין.
לקחו סטודנטים והציעו להם להאריך כמה זמן יקח להם לכתוב ולסיים עבודת גמר. כל סטודנט התבקש לרשום 3 תחזיות:
תחזית אופטימית
תחזית רגילה
תחזית פסימית

מה היו תוצאות מבחן המציאות?
אף אחד מהסטודנטים לא עמד בתחזית רגילה שלא לדבר על תחזית אופטימית. רק 15% מהסטודנטים עמדו בתחזית פסימית.

אז מה עושים?

אז איך לבנות תוכנית עבודה שתעמוד בלוחות זמנים? המלצתי היא לכתוב לכל תוכנית 3 מועדי סיום:

מועד סיום לפי תחזית אופטימית – שום דבר ואף אחד לא מפריע לנו
מועד סיום לפי תחזית רגילה – יש פה ושם הפרעות אבל שום דבר חריג
מועד סיום לפי תחזית פסימית – הכל נגדנו, שום דבר לא עובד לפי התוכנית

לאחר מכן, נכפיל ב-2 את התקופת התחזית הפסימית.

למשל, אנחנו רוצים להקים אתר.
תחזית אופטימית – האתר יהיה מוכן תוך חודש
תחזית רגילה – האתר יהיה מוכן תוך חודשיים
תחזית פיסמית – האתר יהיה מוכן תוך שלושה חודשים
התחזית שהכי קרובה למציאות – האתר יהיה מוכן תוך שישה חודשים.

מעניין לציין שזה בדיוק מה שקרה לבניית אתר זה. חשבתי שאצליח להקים אותו תוך חודש, בפועל זה לקח חצי שנה.

אשמח להערות והארות שלכם בתגובות למטה.
להתראות בפוסט הבא 🙂